医院人事档案管理中医院信息系统的应用分析

档案管理　医院人事档案管理中医院信息系统的应用分析　许霞　南宁５３０００１）　（南宁市中医医院，广西摘要：要建立健全医院信息系统，这就需要充分认识医院信息系统在医院人事档案管理中的重要性以及现状，进而对医院人事档案管理中医院　信息系统的应用进行分析，找到一些行之有效的方法来不断完善医院档案管理工作。本文在行丈中理论联系实际，结合本人所在医院的工作情况以及　医院在使用信息管理系统的情况，阐述医院信息系统对医院人事档案管理工作的重要意义，并对医院应用信息化系统给医院人事档案管理带来的一些　问题进行探讨分析，希望能提供一下具有参考价值的意见和建议。　关键词：医院人事；档案管理；信息系统；应用　随着三中全会的重要部署，当前，我国的社会主义建设进　入一个全新的发展时期，各行各业取得的成绩进一步夯实。尤其，在　科教兴国战略的推进下，我国进入到一个信息化高速增长的时代。看　病难、看病贵等医疗卫生问题依然是医院的一大难题，而医疗卫生　事业要取得长足的发展，有赖于医院管理的进一步完善。这种完善　的有效途径之一就是通过实现医院管理的“电子化”、“网络化”、　“信息化”，以建立健全医院信息系统来提升医院人事档案管理工作　水平，最终促使医院实现全面、协调、可持续的发展。因此，要建立　健全医院信息系统，就必须充分认识医院信息系统在医院人事档案管　理中的重要性以及现状，进而对医院人事档案管理中医院信息系统的　应用进行分析，找到一些行之有效的方法来不断完善医院档案管理工　作。本文在行文中理论联系实际，结合本人所在医院的工作情况以及　医院在使用信息管理系统的情况，阐述医院信息系统对医院人事档案　管理工作的重要意义，并对医院应用信息化系统给医院人事档案管理　带来的一些问题进行探讨分析，希望能提供一下具有参考价值的意见　和建议。　１医院信息系统的涵义　１．１“医院信息系统”的含义　和奖惩状况信息等的录入，此外，还可以对以上各项信息的修改。二　是及时更新修改调入与调出的信息、离职与退休人员的信息。三是提　供各种档案信息的查询，例如，能够依照个人姓名或者部门或者关键　词进行搜索查询。四是能够进行档案信息的统计，如统计人数、年龄　分布、政治面貌、技术职务、文化程度等。五是档案信息的输出，例　如，能够把单位名册、人事卡片、全体档案、党团员名册、个人档案　等信息输出到打印机。六是还可以对数据的安全性进行设置，例如，　可以设置登陆账号、登陆密码以及登陆权限等。　２医院人事档案管理的现状　２．１部分医院对人事档案管理重视不够，缺乏人事档案管理的意识　由于医院中心工作是医疗、教学、科研。医院管理的重点工作都　是如何提高医疗教学水平，改善环境条件，为病人提供优质的服务，　因此，医院管理者往往会忽视对人事档案管理，使得医院人事档案管　理工作存在硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位、档案管理人　员落实不到位等现象。这些导致人事档案管理工作在移交档案手续未　能严格按程序办理，对移交档案中正本与散件数量的检查未能做到严格　清点，部分档案该清理的不清理，移交中该签字的漏签字，以至存在　档案数量、材料等问题责任不明、界限不清的现象。　２．２部分档案材料缺失或不按时归档　“医院信息系统（Ｈｏｓｐｉｔａｌ　Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　Ｓｙｓｔｅｍ）”简称为　“ＨＩＳ”，囊括了医院管理的方方面面，包含住院系统、门诊系统等方　面，这些系统既可以运转又彼此间有紧密的联系，构成了医院管　理的不同的功能模块，是凝聚了医院先进管理方法与理念的医院信息　系统的一种软件，能够促使医院效益得到不断提高的一种有效的信息　管理平台。正是医院信息系统本身具备的这些强大的信息管理功能，　使得医院管理者能够及时了解医院医疗工作的动态，及时掌握院务的　进展情况以及各个科室工作的进度等，为医院领导层的决策、决定提　供强有力的支持和依据。　１．２医院信息系统在医院人事档案管理中的重要作用　主要缺失以下几种材料：　《干部履历表》、学历学位材料、工资　变动材料、评聘职称、干部任免表、入党志愿书、党员登记表等。归　档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本　人现实情况，导致人事档案的不完整。　２．３很多医院在基础设施建设方面还不够健全，严重影响并制约了　医院人事档案管理的工作开展　本人工作所在的医院是一所集中西医临床医疗、科研、教学、预　防、保健、康复于一体的综合性三级中医医院，医院拥有良好功能的医　院内部局域网，并己建成集诊疗、办公为一体的现代化管理体系。伴随　医院网络系统的不断深化改造与完善，医院信息化系统的水平得到不断　如今，很多医院都存在一种较为常见的现象就是单单重视医院各　项业务的发展，而未重视医院各项基础设施的建设工作，往往投入不　足，严重影响并制约着医院的整体发展；很多医院在人事档案管理方　面的工作还是采用手工来操作完成，不仅工作步骤繁琐，而且工作效　率不高，严重影响了医院人事档案信息的利用率。　２．４大部分医院的人事档案管理工作人员的素质普遍不高　提升，不但有利于提高医院在医疗方面的科研能力，还有利于减少医院　的经营管理开支，为医院创造了较好的社会效益与经济效益。　现今，人事档案已经成为各党政及企事业单位用来管理职员的一　种专门化的集中式信息档案管理模式，己经成为全面、科学、准确地　真实记载与客观反映个人信息的一种有效方法，也是组织各种人事工　作和关系中十分重要的参考依据。为此，医院需要进一步加强医院的　人事档案管理，借此来充分发挥医院人事档案所掌握的有效资源，为　医院对人才的有效选拔及使用提供更多更加真实、科学、客观的第一　首材料。而且，当前的计算机多媒体技术突飞猛进，采用信息管理的　方式去开展日常事务已经成为一定潮流、趋势。　１．３医院信息系统在医院人事档案管理里的功能　很多医院还未设立有专职的医院人事档案管理工作人员，大多人　员是从其他部门改行或过来兼职工作，往往对医院信息系统的档案管　理工作认识不足，业务操纵不熟练，工作态度不够专一，导致医院人　事档案管理的质量较低，严重影响医院的整体工作　因此，基于医院人事档案管理急需解决的现状以及医院信息系统　在医院人事档案管理中的重要作用、我们有必要推进医院信息系统的　应用，优化医院人事档案管理，最终促进医院的可持续的发展。　３信息系统在人事档案管理中的应用　通过长期的实践，我们知道，“借助现代计算机与现代化的网络　信息技术将人们在人事工作当中产生的各种各样的信息展开传输、检　索、加工与存储，并及时、高效地为人事工作提供服务”，这是医院　人事档案的信息化管理的核心内容。当前，部分医院逐步运用的医　院人事档案管理系统，借助现代计算机将录入的医院人事档案信息　展开输出、统计、检索、分析、排序、选优、比较、查询以及对个人　的素质情况、人才结构等进行分析，为医院遴选人才提供及时有效的　本人结合工作实际，认为医院的人事档案管理中的医院信息系统　主要包含了下面几种功能：一是录入各项信息，如全院职工的基本信　息、职称、工资、干部任免情况、各种培训信息的情况以及家庭状况　的提升和发展。　参考文献　…１《浅谈区县图书馆地方文献的集藏和开发利用》图书馆论丛２Ｏ１１．２　５２一　［２】《地方文献数字化及在实践中的探讨》绍兴图书馆作者简介　乔福坤（１　９８　５一），男，山东青岛，初级。　何焱　—档案管理　试论高校档案馆的数字化建设　李菡　太原０３００２４）　（山西省太原理工大学档案馆，山西摘要：高校档案馆是高校所有信息的聚集地，反映着学校的主要信息，记载着学校的过去和现在，甚至是将来。在信息网络风靡全球的今天　高校档案馆要迎合新形势的发展，就必须要充分借助信息网络，施行档案馆的数字化建设。　关键词：档案馆；数字化　１高校档案馆数字化建设的内容　第一，档案制作的规范化。制定科学合理的档案制作规范，如文　字档案的制作格式标准、图像档案制作的清晰度标准等，实现对各类　档案制作的规范化管理。　第二，档案管理的科学化。尽量使用高稳定性和安全性的档案储　第一，创建覆盖全校的网络，督促师生使用数字化信息。全校都　被网络覆盖，学生和教师都可以随时随地搜索需要的信息，方便学习　和办公；同时各个部门之间也可以借助网络传递文件、信息、资料　等；学校下达的通知、任务等也可以借助网络实现，既省时又高效。　第二，制定健全的建设制度。高校档案馆的数字化建设具有极高　存介质，储存前还应该借助相应的软件对档案做编目处理，提升档案　的系统性和综合性，建设过程中需要投入许多的人力、物力和资金。　的利用率；创建完善的档案收集、整理、分类、归档、服务等全套制　所以，学校必须要制定一套健全的建设制度，对电子文件的收集、整　度，严格执行。　理、归档、查询、使用等各个环节都要有明确、严谨的制度，确保整　第三，档案服务的信息化。将纸质档案资料转化为数字化信息，　个建设过程的规范性和统一性。　借助校园网和校际联网实现档案资料的信息化传播，让档案信息需求　第三，科学选择数字化建设策略。科学的数字化建设策略便于档　者足不出户就可以利用档案，节省更多的时间和精力。　案信息资料的整理、检索以及系统性，对各类信息都可以有明确的查　第四，档案数据的精细化。根据档案数据的类别、用途、来源等　询途径。各个高校档案馆可以结合自身的发展方向和档案的分类情　进行精细化管理，创建层次清晰、结构统一的档案数据资料库，并且　况，创建从档案目录到内容的多样化信息数据库，提升档案信息查询　借助相应的管理软件将这些数据库连接在一起，实行统～的管理。　服务的效率。就理论层面来说，数字化策略可以分为五种：其一，将　第五，数字化档案信息的安全性。主要是安装杀毒软件避免病毒　所有的档案资料做数字化处理；其二，－重点择选不同于其他高校档案　侵袭；做好防护防盗措施，避免黑客侵袭；做好各种安全措施，避免　馆或是其他高校档案馆没有的档案资料做数字化处理；其三，选择价　不法人员破坏管理系统；强化档案馆工作人员的培训Ｉ和教育，避免因　值高的档案资料做数字化处理；其四，选择使用率高的档案资料做数　工作人员的失误或错误而导致档案信息受损。　字化处理；其五，需要时才将档案资料做数字化处理。在实际选择的　２高校档案馆数字化建设的误区　时候，各个高校可以根据自身档案馆藏的特点、基础设备、资金等情　第一，跟风思想。在数字化建设的大环境下，高校档案馆应积极　况，选择一种或是多种，最终形成自身的档案数字化建设策略。　实施档案信息的数字化建设，但这并不是一味跟风忽视自身实际情　第四，培养优秀数字化档案管理人才。高校档案馆的数字化建设　况，并不是“打肿脸充胖子”投入大量人力、物力和资金，导致档案　必须要有优秀的人才做基础。档案馆的数字化建设综合了多种学科知　馆其他工作受到影响。　识，如管理学、计算机学、档案学等，这些都决定了必须要有优秀　第二，理念偏差。随着高校档案资料的多样化发展，必然要借助　的、综合型的人才才能满足建设要求。很长一段时间高校档案馆都　数字化建设保存一些重要档案，但这并不意味着所有档案都应该进行　因为各种原因（如资源、重视度不够等）而忽视了管理人才的培　数字化管理。对于一些证书、奖杯、字画等，就更是适合实物存世，　养。当前，全球都步入了信息化时代，高校档案馆要进行数字化建设　就算要借助网络储存也应该是电子版。因此数字化建设中要避免出现　就必须要重视管理人才的培养　各个高校领导要制定相应的培训计　理念偏差。　划，对档案馆员工展开有计划性、有针对性的培训工作，逐步提升档　第三，观念落后。很多高校管理人员观念较为落后，对数字化时　案馆员的综合素质和能力，促进高校档案馆的数字化建设。　代的认识不足，就算进行档案馆的数字化建设也难以彻底落实，通常　综上所述，高校档案馆的数字化建设是新形势发展的必然趋势，　都是你推我、我推你，或是只会嘴上功夫，不能落实。　各个高校必须要结合自身实际情况和档案馆藏的特点，选择适合自己　第四，主次不分。高校档案的管理通常是分为四大类，即综合档　的数字化建设策略，这样才能提升高校档案资料的管理质量和利用效　案、学生档案、实物档案和声像档案。学校在进行档案数字化建设的　率。　过程中要分清楚哪些档案可以进行数字化建设，哪些档案没有数字化　参考文献　建设的必要，不能主次不分、胡乱一把抓，浪费资源，效果也不明　［１］１郭未艾．高校档案馆数字化建设建议［Ｊ］．科技信息，２００８（２９）　显。　［２】赵红，姬晓鹏．高校档案馆数字化建设中的问题及对策ＩＳ］．城建档　３高校档案馆的数字化建设　案，２Ｏ１２（０１）　数据，为有关的制定提供有效的依据，可以有效的克服平时档案　医院的人事档案管理工作的基础设旋的建设力度，确保档案管理人员　材料的滞后性。提高时效，还可以简化档案信息的搜集、整理、分类　的工作高质量完成。　以及归档等工作环节，很大程度上减少失误，让档案材料的科学性、　参考文献　完整性、合理性、准确性得到很大提升。根据医院干部年轻化、知识　化、专业化的指导方针以及德才兼备原则，有效地借助现代化网络信　［１］刘玉红，医院人事档案管理中医院信息系统的应用分析【Ｊ】，经营管　息技术来构建医院的人事信息数据库，能够准确、便捷、快速地了解　理．２Ｏ１１，（１２）．　到医院医务人员的个人情况、技能、特长、素质和在“德、能、勤、　［２】姜月仙、谭善梅．医院信息系统在医院人事档案管理中的应用【Ｊ】．医　绩、廉”等方方面面的有关信息，方便工作人员随时、随地、快速地　学信息，２Ｏ１　０，（０５）．　查询道有关人才方方面面的资料，有利于医院加深对有关人才的了　［３】刘志华．医院人事档案管理工作存在的问题及应采取的措施［Ｊ】．黑龙　解，以便又快又好地为领导决策提供有效的依据，进而达到“知人善　江档案．２０１　３，（０３）．　用”的目的。　［４］高衡．医院档案管￣Ｘ：ｒ－作现状分析及对策【Ｊ】，南华大学学报（社会　总之，实施医院信息系统，不但提高了医院档案工作的效率，摆　科学版），２００１年６月．　脱了过去繁重的手工劳动，也提升了医院管理者的管理意识，让医院　【５］曾永辉．新形势下医院档案管理工作的新思路探究【Ｊ】，医院管理，　管理工作日趋“简单化、数据化、系统化、科学化”。医院信息管理　２Ｏ１　３．４月．　已经成为医院实现科学化管理的前提和保障，我们必须在医院的人事　［６】胡智丽．我国医院档案管理研究综述ｆＪ］，现代经济信息，２Ｏ１１年Ｏ３　档案管理工作当中，重视人员的人事档案管理观念的培养，并加强对　期．　一５３—