会计制度设计——存货内部控制
【摘 要】存货属于企业特殊会计制度设计中成本核算的一个重要项目，因为存货是一项重要的流动资产,一定数量的存货有利于保障企业生产经营的顺利进行,但过多的存货不仅占用资金还会增加与存货有关的各项开支如采购成本、仓储成本、管理成本等,因此存货管理的好坏也密切关系到各个企业的盈利能力,因此存货的管理十分重要。
【关键词】存货内部控制 物资采购 日常管理 ERP系统
一、存货内部控制的重要性
存货的内部控制是企业经营活动中一项非常重要的活动,存货内部管理控制效益的好坏直接关系到企业的经营效益和资金运作的质量。高效的存货内部控制可以减少企业物资浪费,进而保证会计核算的真实性和完整性。随着现代企业管理制度的日趋完善,存货管理也成为现代企业管理的重要组成部分,进行存货管理的目标就是尽力在各种成本与存货效益之间做出权衡,达到两者的最佳结合,实施正确的存货管理方法,降低企业的平均资金占用水平,提高存货的利用率及流动速度,从而提高企业的经济效益。
二、存货相关业务的会计处理
（1）物资采购
本科目核算公司购入材料的采购成本：
委托外单位加工材料的加工成本，应直接在“委托加工材料”科目核算，不包括在本科目核算范围内。
购入材料的采购成本由下列各项组成： 1． 买价；
２．运杂费（包括运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等）； ３．运输途中的合理损耗；
４．入库前的整理挑选费用（包括整理挑选中发生工、费支出和必要的损耗，并扣除回收的下脚废料价值）；
５．购入材料负担的税金和其他费用。
以上第１、５项应直接计入各种材料的采购成本，第２、３、４项，凡能分清的，可以直接计入各种材料的采购成本；不能分清的，应按材料的重量或买价等比例，分摊计入各种材料的采购成本。 本科目的使用方法如下：
１．根据账单支付材料价款和运杂费时，借记本科目，贷记“银行存款”、“现金”、“其他货币资金”等科目；采用商业汇票结算方式的，购入材料，开出、承兑商业汇票时，借记本科目，贷记“应付票据”科目。
２．材料已经收到、但尚未办理结算手续的，根据材料入库单借记本科目，贷记“应付账款”科目。待办理结算手续后，再根据所支付金额或账单的应付金额，借记“应付账款”，贷记“银行存款”、“现金”科目。
３．公司已经预付货款的材料验收入库后，根据账单的应付金额，借记本科目，贷记“预付账款”科目。
４.应向供应单位、外部运输机构等收回的材料短缺或其他应冲减物资采购成本的赔偿款项，应根据有关的索赔凭证，借记“应付账款”或“其他应收款”科目，贷记本科目。因遭受意外灾害发生的损失和尚待查明原因的途中损耗，先记入“待处理财产损溢”科目，查明原因后再作处理。
5．月份终了，应将仓库转来的外购材料收料凭证，按照材料科目并分别下列不同情况进行汇总：
对于已经付款或已开出、承兑商业汇票的收料凭证（包括本月付款或开出、承兑商业汇票的上月收料凭证），借记“原材料”、“包装物”、“低值易耗品”等科目，贷记本科目。
对于尚未收到账单的收料凭证，应分别材料科目，抄列清单，并按计划成本暂估入账，借记“原材料”、“包装物”、“低值易耗品”等科目，贷记“应付账款－暂估应付账款”科目，下月初用红字作同样的记录，予以冲回，以便下月付款或开出、承兑商业汇票后，按正常程序，借记本科目，贷记“银行存款”、“应付票据”等科目。
对于账单已到，但尚未付款或尚未开出、承兑商业汇票的收料凭证，应按实际成本，借记本科目，贷记“应付账款”科目。
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本科目的期末余额为已经收到账单付款或已开出、承兑商业汇票，但材料尚未到达或尚未验收入库的在途材料。 本科目应按照材料品种设置明细账。 材料的日常核算，采用实际成本。 （2）原材料
本科目核算公司库存的各种材料，包括原料及主要材料、辅助材料、外购半成品（外购件）、修理用备件（备品用件）、包装材料、燃料等的实际成本。 公司购入的低值易耗品以及库存、出租、出借的包装物，分别在“低值易耗品”、“包装物”科目中核算，不包括在本科目的核算范围内。
公司对外进行来料加工装配业务而收到的原材料、零件等，应单独设置“受托加工来料”备查科目和有关的材料明细账，核算其收发结存数额，不包括在本科目核算范围内。
购入并已验收入库的原材料，借记本科目，贷记“物资采购”、“银行存款”、“预付账款”、“应付票据”等科目。自制、委托外单位加工完成并已验收入库的原材料，借记本科目，贷记“生产成本”、“委托加工材料”科目。领用或销售、加工发出的原材料，借记“生产成本”、“制造费用”、“营业费用”、“管理费用”、“其他业务支出”、“在建工程”、“委托加工材料”等科目，贷记本科目。
本公司采用实际成本进行材料日常核算，发出原材料的实际成本，采用加权平均法计算确定。
清理盘点，发现盘盈、盘亏、毁损的原材料，按照实际成本（或估计价值），先记入“待处理财产损益”科目，待查明原因后，再进行处理。
本科目应按照材料的保管地点（仓库）、材料的类别、品种和规格设置材料明细账（或材料卡片）。材料明细账根据收料凭证和发料凭证逐笔登记。 本科目的期末余额为期末库存材料的实际成本。 （3）包装物
本科目核算公司库存的各种包装物的实际成本。
包装物是指为了包装本公司产品而储备的各种包装容器，如桶、箱、瓶、坛、袋等。包括：
１．生产过程中用于包装产品作为产品组成部分的包装物；
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２．随同产品出售而不单独计价的包装物； ３．随同产品出售而单独计价的包装物； ４．出租或出借给购买单位使用的包装物。
各种包装材料，如纸、绳、铁丝、铁皮等，应在“原材料”科目内核算；用于储存和保管产品、材料而不对外出售的包装物，应按价值大小和使用年限长短，分别在“固定资产”或“低值易耗品”科目核算；计划上单独列作公司商品产品的自制包装物，应作为产成品处理，都不在本科目核算范围内。
包装物数量不大，可以不设置本科目，将包装物并入“原材料”科目内核算。 公司购入、自制、委托外单位加工完成验收入库的包装物，以及对包装物的清理盘点，比照“原材料”科目的方法进行核算。
生产领用包装物，借记“生产成本”等科目，贷记本科目；随同产品出售但不单独计价的包装物，借记“营业费用”科目，贷记本科目；随同产品出售并单独计价的包装物，借记“其他业务支出”科目，贷记本科目。
出租、出借包装物，在第一次领用新包装物时，应结转成本，借记“其他业务支出”科目（出租包装物），借记“营业费用”科目（出借包装物），贷记本科目。出租、出借包装物金额较大的可通过“待摊费用”科目分次摊销。以后收回已使用过的出租、出借包装物，应加强实物管理，并在备查簿上进行登记。 收到出租包装物的租金，借记“库存现金”、“银行存款”等科目，贷记“其他业务收入”科目。
收到出租、出借包装物的押金，借记“库存现金”、“银行存款”等科目，贷记“其他应付款”科目，退回押金作相反分录。对于逾期未退包装物没收的加收的押金，应转作“营业外收入”处理。
出租、出借的包装物，不能使用而报废时，对其残料价值，借记“原材料”等科目，贷记“其他业务支出”出租包装物（营业费用）（出借包装物）等科目。 本科目应按包装物的种类设置明细账。
本科目的期末余额，为期末库存未用的包装物的实际成本。 （4）低值易耗品
本科目核算公司在库的低值易耗品实际成本。
低值易耗品是指不作为固定资产核算的各种用具物品，如工具、管理用具、
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玻璃器皿，以及在经营过程中周转使用的包装容器等。
购入、自制、委托外单位加工完成并已验收入库的低值易耗品，以及对低值易耗品的清理盘点，比照“原材料”科目的有关方法进行核算。
公司应根据具体情况，对低值易耗品采用一次或者分次的方法摊销。 一次摊销的低值易耗品，在领用时将其全部价值摊入有关的成本费用科目，借记“制造费用”、“管理费用”、“其他业务支出”等科目，贷记本科目。报废时，将报废低值易耗品的残料价值作为当月低值易耗品摊销额的减少，冲减“制造费用”、“管理费用”、“其他业务支出”等科目。
分次摊销的低值易耗品，领用时，借记“待摊费用”或“递延资产”科目，贷记本科目。分次摊入有关成本费用科目时，借记“制造费用”、“管理费用”、“其他业务支出”等科目，贷记“待摊费用”或“递延资产”科目。报废时，收回的残料价值作为当期低值易耗品摊销额的减少，冲减有关成本费用科目。
在用低值易耗品，以及使用部门退回仓库的低值易耗品，应加强实物管理，并在备查簿上进行登记。
低值易耗品应按照类别、品种规格进行数量和金额的明细核算。 本科目的期末余额，为期末时所有在库未用低值易耗品实际成本。 对在用低值易耗品按使用车间、部门进行数量和金额明细核算的公司，也可以使用“五五摊销法”核算，在这种情况下，公司应设置“在库低值易耗品”、“在用低值易耗品”、“低值易耗品摊销”３个明细科目进行核算。 （5）委托加工材料
本科目核算公司委托外单位加工的各种材料的实际成本。
发给外单位加工的材料，按实际成本，借记本科目，贷记“原材料”等科目；支付加工费用和应负担的运杂费，借记本科目，贷记“银行存款”等科目。加工完成验收入库的材料以及剩余的材料，应按加工收回材料的实际成本和剩余材料的实际成本，借记“原材料”等科目，贷记本科目。
本科目应按加工合同和受托加工单位设置明细科目，反映加工单位名称、加工合同号数，发出加工材料的名称、数量、实际成本、发生加工费用和运杂费，以及实际成本等资料。
本科目的期末余额，为委托外单位加工但尚未完成材料的实际成本和发出
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加工材料的运杂费等。 （6）自制半成品
本科目核算公司库存的自制半成品的实际成本。
自制半成品是指已经过一定生产过程并已检验合格交付半成品仓库，但尚未制造完成为商品产品，仍须继续加工的中间产品。
外购的半成品（外购件）应作为原材料处理，不在本科目核算范围内。 已经生产完成并已检验送交半成品库的自制半成品，应按实际成本，借记本科目，贷记“生产成本”科目。对于从一个车间转给另一个车间继续加工的自制产品的成本，应在“生产成本”科目核算，不通过本科目。
从半成品库领用自制半成品继续加工时，应按实际成本，借记“生产成本”科目，贷记本科目。
“库存半成品”明细科目，应按照自制半成品的类别或品种设置明细账。“委托外部加工自制半成品”明细科目，应按照加工单位、自制半成品的类别或品种设置明细账。对于基本生产车间领用后需要按照成本项目分别计入产品成本的自制半成品，并应按照规定的成本项目设置专栏。 （7）产成品
本科目核算公司库存的各种产成品的实际成本。
产成品是指公司已经完成全部生产过程并已验收入库合乎标准规格和技术条件，可以按照合同规定的条件送交订货单位，或者可以作为商品对外销售的产品。公司接受外来原材料加工制造的代制品和为外单位加工修理的代修品，制造和修理完成验收入库后，视同公司的产成品，所发生的支出，也在本科目核算。 可以降价出售的不合格品，也在本科目核算，但应与合格产品分开记账。 公司的产成品按实际成本进行核算。在这种情况下，产成品的收入、发出和销售，平时只记数量不记金额；月份终了，计算入库产成吕的实际成本；对发出和销售的产成品，采用加权平均法确定其实际成本。
生产完成验收入库的产成品，借记本科目，贷记“生产成本”等科目。 分期收款销售的产成品，应在发出后，借记、分期收款发出商品”科目，贷记本科目。采用其他结算方式销售的产成品，结转成本时，借记“主营业务成本”科目，贷记本科目。
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清理盘点中发现的产成品盘盈，借记本科目，贷记“待处理财产损溢”科目；清查盘点中发现的产成品盘亏和毁损，借记“待处理财产损溢”科目；贷记本科目。 本科目应按产成品的种类、品种和规格设置明细账。
三、存货内部控制管理
（1）制定科学的采购计划
存货过多则会占用企业资金，降低资金的使用效率；存货过少则满足不了企业日常生产的需要和周转需求，可能会给我国企业造成一定的损失。因此，应根据企业自身的特点，制定出适合企业自身的订货方式。一些有条件的企业也可以利用经济订货批量法，科学的计算出最适采购的数量，并以此数据为基础，进一步完善存货储存的环境，降低储存成本以及订货成本。另外，在保证质量和数量的基础上，选择价格最优而且距离短运输时间短的厂家进行采购，从而降低企业的采购成本，加速资金的周转，提高资金的使用效率。 （2）加强存货控制的日常管理和监督
存货的日常管理包含存货的验收入库、发出和领用、加快存货周转速度、合理分析库存结构、建立存货盘点清查制度、管理的信息化水平等方面。
1．存货的验收入库,企业应采用先进的管理技术和方法,规范存货验收程序和方法,对入库存货的质量、数量、技术规格等方面进行检查,验收无误后方可入库;加快存货周转速度,降低资金占用成本；建立存货保管制度,定期对存货进行检查,加强存货的日常保管工作,严格未经授权的人员接触存货;企业应当明确存货发出和领用的审批权限,仓储部门应当根据审批的销售通知单发出货物。
2．合理分析库存结构,依赖信息技术,结合自身的采购流程、生产流程、销售流程,采用与之相配套的计算机软件实现企业存货资源信息化统一管理、数据共享,降低人工管理成本、订货成本、缺货成本、资金的机会成本等各种费用,有效阻止与存货相关部门的信息阻塞、账实不符、随意性强等现象的发生,提高管理效率,确保存货处于最佳库存状态。
3．建立存货盘点制度,结合本企业实际情况确定盘点周期、盘点流程等相关内容,核查存货数量,及时发现存货减值迹象。企业至少应当每年年度终了开展全面盘点清查,盘点清查结果应当形成书面报告。盘点过程发现盘盈、盘亏、盘损、闲置以及需要报废的存货,应当查明原因、落实并追究责任,按照规定权限批准后
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处理。企业的存货的日常管理尤其重要,日常管理一旦薄弱,则增加了营私舞弊的可能性。一直以来,很多企业内部都缺乏一整套有关存货日常管理的规章制度,这些日常存货管理上的不规范造就了企业不可弥补的损失及企业利润的下降。 （3）加强存货管理的信息化建设
引进先进的管理模式，引入ERP系统的使用。ERP采用客户机/服务器（C/S）体系结构和分布式数据处理技术，支持因特网（Internet）/企业内部互联网
（Intranet）/外联网（Extranet）、电子商务（E-commerce）、电子数据交换
（EDI），能充分利用互联网及相关的技术。
1．应用ERP系统可以对商品的采购、储存、运输、销售、出库和售后服务等各个环节的进行实时动态监控，而且还可以解决一些物资采购管理中存在的问题，例如管理不科学、信息不准确、库存资源无法共享、局部利益与整体利益相互矛盾等。
2．采用ERP技术对存货进行盘点。机器代替手工的操作，简化了存货盘点工作，使存货的盘点变得简单明了，这样就降低了存货盘点成本，提高了企业的工作效率。
3．采用EPR系统可以更加准确地核算存货的成本以及期末结存存货，提高存货管理的精确性和正确性。利用ERP系统使人、财、物、产、供、销全方位科学高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，降低库存，使企业的存货管理更上一个新台阶。
四、结语
随着市场经济的不断发展，技术的不断创新，市场竞争日趋激烈，企业只有不断地加强自身存货管理，降低企业的经营成本，提高经济效益和提高企业的核心竞争力，才能更好地促使企业健康、快速发展。
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