北京市民政局机关后勤服务中心程序文件
JGHQ/MB-2014 目录 版次：A/0h
程序文件汇编
依据GB/T19001-2008、GB/T24001-2004、GB/T28001-2011
标准编制
文件编号： JGHQ/MB-2014 版 本： A
编 制： 文件编写组 审 核： 批 准： 发放编号：
2014—03—12014—03—08实施
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北京市民政局机关后勤服务中心 发布
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序 号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
内 容 文件控制程序 记录控制程序 环境因素识别评价控制程序 危险源辨识和风险评价控制程序 法律法规与其他要求管理程序 目标、指标和管理方案控制程序 人力资源控制程序 信息交流与协商沟通控制程序 采购控制程序 环境运行控制程序 职业健康安全运行控制程序 应急准备和响应控制程序 内部审核程序 服务质量验证评价程序 绩效的监测和测量控制程序 合规性评价程序 不合格控制程序 事故、事件、不符合控制程序 纠正和预防措施控制程序 文件编号 JGHQ /MB-01 页 数 5 4 6 6 4 4 7 4 6 11 11 5 4 4 4 4 4 2 4 JGHQ/MB-02 JGHQ/MB-03 JGHQ/MB-04 JGHQ/MB-05 JGHQ/MB-06 JGHQ/MB-07 JGHQ/MB-08 JGHQ/MB-09 JGHQ/MB-10 JGHQ/MB-11 JGHQ/MB-12 JGHQ/MB-13 JGHQ/MB-14 JGHQ/MB-15 JGHQ/MB-16 JGHQ/MB-17 JGHQ/MB-18 JGHQ/MB-19 北京市民政局机关后勤服务中心程序文件
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1.0 目的
本程序规定了质量、环境、职业健康安全管理体系相关文件的控制要求，目的在于确保后勤服务中心各部门及时得到适宜、有效的文件，使中心各项工作依据正确的指示进行。 2.0 适用范围
本程序适用于北京市民政局机关后勤服务中心（以下简称服务中心）在房屋管理、设施的维修等行政事务、食堂的供餐、机关办公用车的派遣、机关楼内治安、环境综合治理等活动中所应具有的质量、环境、职业健康安全管理体系文件，包括适用的外来文件。 3.0 职责
3.1 办公室为文件控制的主要责任部门。
3.2 办公室负责文件档案的管理，保证文件档案安全。 3.3 办公室负责服务中心级文件和外来文件的存档。 3.4 各部门按本程序规定分别对相关文件进行控制和管理。
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4.0 控制流程概要
批 准 审 核 审 核 购 买 申 请 编 制 外来文件跟 踪
文件更改 更 改 申 请 评 审 执 行 副 本 发 放 作废文件处置 文件清单/更改 正 本 存 档 文 件 采 购 批 准 北京市民政局机关后勤服务中心程序文件
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5.0 控制要求
5.1 文件的编制、审核与批准
5.1.1 文件的编制应包括服务中心房屋租赁、楼宇设施的维护维保、清洁保洁、中控保安、商务中心服务等全部适用过程，要求言简意赅、内容准确、充分适宜。 5.1.2 文件审批者应确保文件的充分性和适宜性，授权责任人如下：
a)质量、环境、职业健康安全管理手册由办公室负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准；
b)程序文件由各有关部门编写，管理者代表审核，总经理批准；
c)各部门工作手册由部门负责人编写，管理者代表审核，总经理批准。 5.2 文件的编号
A. 质量、环境、职业健康安全管理手册
JGHQ / MA - □□□□
文件发布时间 表示管理手册 服务中心拼音缩写
B. 程序文件
JGHQ / MB — □□
程序文件序号 表示程序文件 服务中心拼音缩写
C. 三层次文件
JGHQ / MC — □□□ — □□
文件序号
部门
表示三级文件（制度、规程、规范等）
服务中心拼音缩写
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5.3 文件的评审
管理体系文件，一般应在内部审核或管理评审中，适时进行评审，必要时修订或换版。文件的更改按本程序5.5执行。 5.4 文件存档、复印与发放
5.4.1 管理手册和管理体系程序文件的原件由办公室存档备案，各部门的工作手册原件由办公室存档备案。各类文件电子版由办公室负责保存。
5.4.2 管理手册、程序文件和各部门的工作手册由办公室负责复印、发放。各类文件应按文件发放范围限额复印。
5.4.3 服务中心管理文件分为“受控”、“非受控”两种。服务中心内部使用和提交给认证公司的与质量、环境、职业健康管理管理体系有关的文件均为受控文件。受控文件不经有关领导和管理者代表批准不得复印。
5.4.4 服务中心与管理体系有关的各类人员均应持有首页加盖“受控” 印章的文件。提交给管理体系以外的有关部门和人员的文件，必须经过服务中心有关领导和管理者代表的批准，这时的文件为“非受控”文件，不加盖“受控”印章。 5.5 文件的更改
5.5.1管理手册和管理体系程序文件需更改时，由有关部门提出更改申请，填写《文件更改申请单》。
5.5.2 更改的文件应按本程序5.1条款的规定由授权责任人审批。 5.5.3 文件更改的方式有：局部划改、换页或更换版次。
5.5.4 文件更改后，应立即修订文件清单，标明现行有效文件的修订状态。 5.5.5 服务中心各部门的工作手册需更改时，由有关部门自行更改，按本程序5.1条款的规定由授权责任人审批报办公室存档备案。 5.6 作废文件的处置
5.6.1 在发放现行有效文件的同时，应及时收回已作废的相应文件。
5.6.2 作废文件应立即处置、销毁，若需保留时，应标明“作废保留”的标识。 5.7 外来文件的控制
5.7.1 外来文件指服务中心适用的法律、法规、规章以及标准、办法等，可以是电子文件。各部门应建立专门的文件夹，保存所使用的现行有效文件。
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5.7.2 办公室负责并会同各部门跟踪相应外来文件的修订状况。当外来文件换版时，由使用部门提出需用申请，经批准后及时采购，同时报办公室修订《外来文件清单》。
5.8 记录表样的管理
记录样表作为一种特殊类型的文件，体现了服务中心管理层的管理思路，应按本程序的规定进行编制（含修改）、编号、审批，并由办公室备案，同时编制记录清单。 7.0 记录
7.1 《文件审批单》 7.2 《文件审阅单》 7.3 《文件传阅单》 7.4 《文件发放、回收记录》 7.5 《文件目录》
7.6 《文件借阅、复制记录》 7.7 《文件更改申请单》 7.8 《文件作废、销毁申请单》 7.9 《受控文件清单》 7.10 《外来文件清单》
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1.0 目的
本程序规定了质量、环境、职业健康安全管理体系所涉及的全部记录的控制要求，目的在于为服务中心管理服务质量符合规定要求和管理体系的有效运行提供客观证据。 2.0 适用范围
本程序适用于北京市民政局机关后勤服务中心（以下简称服务中心）在房屋管理、设施的维修等行政事务、食堂的供餐、机关办公用车的派遣、机关楼内治安、环境综合治理等活动中涉及质量、环境、职业健康安全管理体系覆盖范围内的所有记录，也包括部分来自供方的记录。记录既有书面的，也有电子媒体的形式。 3.0 职责
3.1 办公室为记录控制的主要责任部门。 3.2 办公室负责服务中心记录表样的管理。
3.3 服务中心各部门分别负责本部门管理活动相关记录的控制和管理。 3.4 记录人员负责确保记录的真实、完整、准确、清晰。
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4.0 控制流程概要
样式修改申请 查 阅 记录保存 定期存档 记录清单 记录执行、编目 备 案 编写、印制 批准 审核 记录样表设置
记录样式修改 北京市民政局机关后勤服务中心程序文件
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5.0 记录控制要求
5.1 记录样表属于一种特殊形式的文件，应按《文件控制程序》进行管理，由各部门编制、部门负责人审核，由主管领导批准后投入使用。
5.2 记录作为客观证据，既可以证实服务质量符合规定要求和管理体系运行有效，也可起到追溯作用。为此，各部门人员在形成记录时，必须做到内容真实、完整、字迹清晰，易于识别和检索，确保记录的及时、正确、有效。 5.3 记录的标识
5.3.1 记录以名称、编号和日期作为标识。
5.3.2 为便于查阅检索、归档存取，记录应按其自身的特定规律设定编目。 5.4 记录的存放、保护
5.4.1 记录应定期由各部门归档，归档时可按名称、编号分类，按编目顺序或时间段贮存。
5.4.2 记录应设定保存期，保存期在《记录清单》中规定。
5.4.3 记录的保存期由各有关部门提出，报办公室协调，管理者代表审核后，经中心主任批准。
5.4.4 记录应保存在适宜的场所，使用适宜的设施，以保证记录的安全性和防止记录在保存期内损坏、丢失。涉及可追溯性要求的记录，如服务中心监视影像资料、备用钥匙的借用、复制、登记等，应制定相应的管理制度严格保管。 5.5 记录的查阅
查阅部门记录需经部门负责人批准；查阅涉及服务中心车管、事务、食堂以及内保等方面的记录，需经中心主任批准。 5.6 记录的销毁
5.6.1 对于上交办公室，超过保存期的记录，由办公室填写《记录销毁清单》，经管理者代表批准后统一销毁。
5.6.2 对于不用上交办公室由各部门分别保存超过保存期的记录，由各部门填写《记录销毁清单》，经部门负责人批准后予以销毁。
5.6.3 有关电子媒体形式的记录的销毁，事务科执行相关规定。事务科中控室录像最短保留一个月。 6.0 支持文件
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6.1 《文件控制程序》 7.0 记录 7.1 《记录清单》 7.2 《记录销毁清单》