房地产开发公司档案管理制度
(五) 第一章 总则
第一条 为加强公司档案管理,提高档案利用效率,特制定本制度。
第二条 管理部门行政管理部是公司文书档案的管理部门,其主要职责如下。
1、 制定或参与制定档案工作的规章制度。
2、 对公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。
3、 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。
4、 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。
5、 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。第二章 公司档案管理
第三条 归档范围
1、 法规性文件。包括机构部门颁发、需要公司执行的,或由公司发行的各种标准、规章制度等。
2、 公司股东会、总经理办公会形成的文件材料。
3、 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。
4、 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
6、 财务、会计及其管理方面的文件材料。
7、 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。
8、 仪器、设备方面的文件材料。
9、 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。
10、 科研、技术引进、转让方面的材料。
11、 声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料。
12、 本公司对外的正式发文与相关机构来往的批复。
第四条 管理部门
1、 公司档案工作要实行集中与分散管理相结合的。由行政管理部负责主体档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。
2、 公司设立四个档案管理点,分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料集制度的建档与管理;人力资源部负责公司所有人员及制度的建档与管理;财务管理部负责所有财务稳健、资料及制度的建档与管理;行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理,同时负责其他部门移交档案的管理。
3、 各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置,由行政管理部定期归档统一处理。第三章 平时归卷
第五条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。
第六条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切,并编上条款号。
第七条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全,并加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
第 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照《案卷类目》条款,放入平时保存文件卷内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。第四章 立卷
第九条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第十条 归档的文件材料总数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第十一条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文件应合一立卷。绝密文电应单卷,少数普通文件如果与绝密文件有密切联系,也可随同绝密文件立卷。
第十二条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年的请示与批复,应放在复文立卷;没有复文的,放在请示年度立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。
第十三条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起。
第十四条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第十五条 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明,也应将立卷人检查人的姓名和时间填上以示负责。
第十六条 案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整。清晰。第五章 档案借阅、利用工作
第十七条 公司内档案利用的方式
1、 提供档案原件。
2、 提供档案复印件。
3、 提供文献索引资料。
第十 借阅管理
1、 凡需使用档案者,均须填写《文件调阅单》,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能调阅。
2、 案卷一般仅供在档案室阅看,立卷的文件、资料可外借。外借的需办理登记手续。
3、 借阅期限不得超过5天,到期归还;如需再借,应办理续借手续。
4、 借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,需当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。
5、 外单位借阅档案时,应持有单位介绍信,经总经理批准后方可借阅,且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。第六章 档案销毁管理
第十九条 对已失效的档案,由档案管理员登记造册,经相关领导共同鉴定,报总经理批准后,按规定销毁。
第二十条 经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。
第二十一条 销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。第七章 附则
第二十二条 本制度由行政管理部负责解释、补充,由总经理批准后实施。